Bewerbungen auf öffentliche Aufträge verursachen viel Aufwand in Beratungsunternehmen. Neben diversen Formularen sind häufig auch Konzepte vorzulegen, die der Bieter individuell für den Auftrag erstellen muss. Umso ärgerlicher ist es, wenn das Angebot aus formalen Gründen abgelehnt wird. 

1. Beifügen eigener AGB

In öffentlichen Vergabeverfahren herrscht ein grundsätzliches Verbot der Änderung von vertraglichen Vorgaben. Das Beifügen eigener AGB stellt eine solche Änderung dar, die in aller Regel zwingend zum Angebotsausschluss führt.

2. Unvollständige Preisangaben

Ein weiterer typischer Ausschlussgrund liegt in unvollständigen Preisangaben. Hat der Auftraggeber Informationen zu den Preisen der Bieter gefordert, so sind diese vollständig mit dem Angebot einzureichen. Fehlende Preisangaben darf der Auftraggeber vom Bieter nicht nachfordern, eine Ausnahme gilt nur für unbedeutende Preisbestandteile. Damit bleibt das Angebot in der Regel unvollständig. Und unvollständige Angebote sind zwingend auszuschließen.

3. Veralteter Handelsregisterauszug

Viele Vergabeunterlagen enthalten die Forderung nach einem aktuellen „Handelsregisterauszug, nicht älter als drei Monate“. Ein solches Dokument kann online gegen eine geringe Gebühr beschafft werden. Das lohnt sich, denn die Vorlage eines veralteten Registerauszugs stellt einen der häufigsten Gründe für Angebotsausschlüsse dar.

Oberhalb des Schwellenwertes für das europäische Vergaberecht gibt es aufgrund der jüngsten Vergaberechtsreform mittlerweile Möglichkeiten, bestimmte formale Fehler nach Angebotsabgabe zu beheben. Der Auftraggeber darf darauf hinwirken, dass der Bieter sein Angebot korrigiert. Das führt zu der kuriosen Situation, dass die formalen Anforderungen an Angebote unterhalb von EUR 209.000 derzeit strenger sind als die Anforderungen an größere Aufträge. Auch für den unterschwelligen Bereich ist aber eine Modernisierung geplant – über die wir an dieser Stelle berichten werden.