Eine Organisation in den Griff zu bekommen, Abläufe zu perfektionieren, Teams aufeinander einzuspielen – das alles ist eine Menge Arbeit. Gut, wenn sie geschafft und erledigt ist. Der perfekte Zeitpunkt, die viele Arbeit und ihren Erfolg zu genießen. Unbedingt, das ist wichtig! Aber damit beginnt auch der ideale Zeitraum, um erneut ein wachsames Auge auf die eigene Organisation zu haben.

Gut ausbalancierte Organisationen sind die beste Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg. Aber so wie Menschen sich entwickeln, verändern sich auch Organisationen mit den Menschen.  Sie wachsen, bilden Varianten erprobter Abläufe, lassen Improvisation zu. Damit naht der Zeitpunkt, an dem Sie wieder aktiv werden sollten: Überprüfen Sie die Strukturen und Abläufe innerhalb der Organisation und passen Sie gegebenenfalls Details an. Schön und gut – aber wann ist der richtige Zeitpunkt?

Wer in der Organisation mitschwimmt, nimmt Veränderungen erst dann wahr, wenn diese beginnen, sich negativ auszuwirken. Zu diesem Zeitpunkt wurde in der Regel bereits Schaden erlitten und es bedarf viel Zeit und Energie, um die eigene Organisation wieder stromlinienförmig zu gestalten. Dabei haben Organisationsveränderungen oft leicht feststellbare Auslöser. Denken Sie daran: Wird ein Parameter innerhalb eines Systems verändert, hat das Auswirkungen auf alle Parameter. Das gilt auch für eine Organisation: Jede bewusste Veränderung von Aufbau oder Ablauf ist ein idealer Moment, die damit einhergehenden Veränderungen in der Organisation zu beobachten.

Hinschauen lohnt sich

Einige Rahmenbedingungen sind essenziell, sodass deren Änderung eine Organisationsänderung nach sich zieht. Die aus unserer Erfahrung vier wichtigsten Parameter sind:

1. Änderungen in der Unternehmensstruktur (Fusionen, Akquisitionen usw.)
Dies ist der wohl offensichtlichste Auslöser für eine Organisationsveränderung. Ihre Organisation wurde umstrukturiert und die bisherigen Abläufe passen vermutlich nicht mehr zur neuen Aufbauorganisation. Hier gibt es Handlungsbedarf wie die neue Verteilung von Verantwortlichkeiten, die Überprüfung neuer Schnittstellen und einiges mehr. Nehmen Sie sich bereits bei der Planung der neuen Struktur Zeit, deren Folgen mit zu planen und durch begleitende Maßnahmen abzufangen. Denken Sie an Trainings für Mitarbeiter mit neuen Aufgaben, Coachings für Teams, die sich verändern. Last but not least: Planen Sie genügend Zeit für die Umsetzung ein

2. Einführung neuer Methoden
Neue Methoden in der Produktion oder Erbringung von Dienstleistungen erhöhen die Produktivität, bringen mehr Sicherheit und/oder gesteigerte Qualität. Eine der ersten Fragen – noch vor der Einführung einer neuen Methode – muss lauten: Können die bisherigen Abläufe verwendet oder adaptiert werden oder bedarf es gänzlich neu entworfener Abläufe? Führen Sie neue Methoden erst ein, wenn die dazu gehörigen Abläufe klar definiert sind und es Details zur Einführung und gegebenenfalls zu geplanten Trainings gibt.

3. Einführung neuer Software
Auch wenn es in der IT noch immer heißt „Never change a running system“, gibt es oft gute Gründe, eine Software auszutauschen oder neu einzuführen. Egal, ob Sie ein Programm für die Abwicklung der Wertschöpfungsprozesse (ERP) einführen oder den Prozess mit dem ERP-System verbinden – Sie greifen damit gravierend in Ihre Organisation ein. Hier sind nicht nur Abläufe betroffen! Denn neue Software wirkt sich auch auf die Motivation und das Engagement von Mitarbeitern aus. Darüber hinaus diktiert Software durch ihre Strukturen manchmal die Gestaltung von Abläufen. Ihre Organisation muss sich also unter Umständen den Erfordernissen der Applikation anpassen.

4. Vertrieb professionalisieren
Das klingt nach höherer Produktivität und Erfolg? Mag sein, es kann aber auch teuer werden, wenn die Organisation im Vorfeld nicht entsprechend darauf ausrichtet wird. Im schlimmsten Fall wird ein hochprofessionelles Team auf eine einsame Mission geschickt und zwar ohne die Unterstützung der Organisation. Dass dieses Vorhaben von vorneherein wenig erfolgversprechend ist, liegt auf der Hand.

 
Ein angemessener Zeitpunkt für eine Organisationsanpassung ist nicht nur gegeben, wenn Mitarbeiter einen neuen Arbeitsablauf benötigen, sondern immer auch dann, wenn sich Schnittstellen ändern oder sogar Organisationseinheiten umstrukturiert oder neu eingeführt werden. Erkennen ist der erste, wichtigste Schritt. Aber der zweite, die Reaktion, muss unbedingt auf dem Fuße folgen. Wie Sie Organisationsveränderungen möglichst zielgerichtet und erfolgreich bewältigen wollen, lesen Sie auch meinen Artikel „Organisationsveränderung: Schritt für Schritt zum Erfolg“.